Ter atenção na gestão de fornecedores é um dos aspectos fundamentais para o bom funcionamento de uma empresa. A boa seleção de prestadores de serviços impacta na qualidade de produtos e de processos internos do negócio, assim como na própria imagem perante seus clientes, além é claro de impactar nas finanças da empresa.

É por isso que realizar cotações ágeis e de forma organizada fazem a diferença para qualquer negócio, de qualquer segmento.

A escolha dos fornecedores pode interferir diretamente, também, na sustentabilidade da empresa e na sua posição de mercado. Com tamanho peso em todo o funcionamento de um negócio, a gestão de compras exige cuidados a serem tomados desde a cotação de preço.

A cotação de preço é, geralmente, a primeira etapa para um novo contrato. Esse processo é, muitas vezes, a porta de entrada de um relacionamento que pode ser longo e proveitoso, ou uma fonte de problemas. Por isso, é necessário se manter muito atento a essa importante fase da gestão de fornecedores, que envolve muito mais que somente preço.

Diferenças entre cotação e orçamento

Muitas pessoas costumam chamar a cotação de preço de “orçamento”, no entanto, essa nomenclatura está equivocada. O orçamento é a previsão de gastos e receitas de um determinado período. Quando se fala, por exemplo, em “planejamento orçamentário”, diz respeito à gestão interna de uma empresa, ou seja, sócios, proprietários, acionistas e gestores.

Já a cotação, é realizada de dentro para fora. A empresa lança seus pedidos no mercado, solicitando informações sobre preço e condição de compra de determinados produtos ou serviços. As empresas que recebem tais solicitações emitem registros em que documentam as características para o fechamento do negócio, tais como preços, prazos, formas de pagamento, entre outros.

Documentação da cotação

Muitos gestores não sabem a importância de documentar com exatidão a cotação. Isso é primordial, não apenas por questões legais, afinal de contas, a cotação também é um documento de caráter corporativo, mas também pela imagem que seu negócio passa ao manter contato com outros, principalmente quando a empresa negocia diretamente com outras empresas (B2B).

A empresa que atualmente fornece serviços ao seu negócio pode, futuramente, vir a ser sua cliente ou auxiliar na indicação a outras. Portanto, quanto mais formalizada e organizada for sua comunicação, mais essas características refletirão em sua marca.

Por outro lado, também é importante se preocupar em resguardar seu capital. Uma cotação de preço não é um compromisso de negócios, porém serve como base para a aquisição de produtos e serviços, e você vai se programar para atuar de acordo com os preços oferecidos. A documentação formalizada é um instrumento legal de comprovação da oferta.

Por isso, cuide para que, em todas as comunicações, principalmente nas cotações de preço, sua empresa siga o mesmo padrão de qualidade e profissionalismo.

Informações contidas na cotação

Ao enviar uma solicitação formal de cotação de preços, é importante lembrar-se que algumas especificações devem ser solicitadas aos fornecedores. As principais são:

• Quantidade de produtos ou serviços solicitados, especificando a unidade de medida (peça, unidade, pacote, quilograma, etc.);
• Condições de pagamento e as facilidades para compras à vista.
• Prazo de entrega, assim como a forma de realização da entrega. Não esqueça de conferir o tipo de frete contemplado na cotação.

Comparativo entre as cotações recebidas

Ao fazer a análise da cotação de um produto ou serviço, é necessário ter cuidado. O menor preço pode trazer muitas surpresas desagradáveis. Algumas vezes, a qualidade não é equiparável, embora o produto pareça similar, e a comparação é irreal.

Ou seja, quando a cotação de preços visa, por exemplo, uma prestação de serviços, podem estar ou não englobados fatores que fazem toda a diferença e modificam a qualidade do que será entregue.

Por esse motivo, a cotação de preços precisa ser detalhada ao máximo, por mais que pareça uma compra genérica. Quanto mais o comprador especificar como quer o produto e quais as condições sob as quais deseja contratar um serviço, melhor será a equidade nos resultados.

Cotação de preço

Quando o setor de compras estabelece uma relação comercial, após ter passado o estágio inicial de prospecção e escolha de fornecedores para compras, geralmente ocorre de os negócios serem fechados sempre com o mesmo fornecedor a partir de então. Isso não é algo necessariamente ruim.

Se a relação é sólida, se a empresa oferece produtos e serviços de qualidade e se possui políticas claras, significa que a manutenção desse fornecedor é benéfica para a empresa. No entanto, a gestão de compras não pode manter contratos de longo prazo sem revisá-los, periodicamente, ou sem realizar cotações paralelas, mesmo que seja para garantir a paridade dos preços do atual fornecedor com a média do mercado. Portanto, a cotação de preços precisa ser uma prática constante.

A gestão de compras é responsável pela saúde financeira da empresa em grande parte. Se, por um lado, a compra de insumos fazer parte de uma boa parcela dos custos da produtividade da empresa, por outro, os serviços agregam despesas que podem ser grandes. Por isso, é de suma importância entender sua importância de realizar uma cotação adequada e de praticá-la com atenção!